提出のばらつき
顧客ごとに書類・連絡経路が違い、事務所も顧問先も迷いやすい。
事務所側：スタッフごとに説明コストが発生し、引き継ぎもしづらい。
解決の方向
チェックリストと窓口の一本化
月次の「資料回収・送付」を、
もう一段コンパクトに
会計ソフトの手前にある、提出形式のばらつき・催促・差し戻しのループに焦点を当て、経営者側の手間と事務所側のストレスの両方を減らすための業務整理・仕組み化のたたき台です。
回収フロー（月次・たたき台）
会計ソフトや仕訳の手前で起きている回収・送付・催促を、経営者と事務所の役割が追いやすいよう時系列で整理しています。実運用では事務所のルールに合わせて差し替えます。
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Step 1 税理士事務所 提出テンプレの確定・共有
当月の必須書類・形式・締切をチェックリスト化し、顧問先に共有します。メール／共有リンク／LINE などは運用で決めます。
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Step 2 顧問先・経営者 日々〜締め前：証憑の整理とセルフチェック
領収書・インボイス対応の請求書などを集め、リストに沿って不足がないか確認します。
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Step 3 両者 締め前リマインド
締めの数日前・前日など、事前に通知して提出漏れを減らします。自動送信にするかは本番で技術と合わせて決めます。
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Step 4 顧問先・経営者 提出（一括送付）
決めた窓口に ZIP・クラウドリンク・メール添付などで送付します。形式をそろえると差し戻しが減ります。
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Step 5 税理士事務所 受領・充足チェック
インボイス要件・消費税区分など、事務所ルールに照らして不足があれば追加依頼します。
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Step 6 税理士事務所 会計ソフトへ入力・仕訳
揃った資料を既存どおり処理します。OCR などは会計ソフト側の機能として位置づけます。
技術構成
まずは誰がどの層に触れるかの全体像を置き、そのうえでメール中心に始め、必要に応じて LINE や DB を足すイメージです。
システムの層（たたき台）
左から右へデータと通知の流れのイメージです。会計ソフトは「揃ったあと」の世界として切り離し、初期は手で持ち込んでも成立させます。
利用者
顧問先・経営者
事務所スタッフ
アプリ
チェックリスト・提出状況の一覧・認証
通知
トランザクションメール（起点）
任意：LINE プッシュ・公式 LINE
ファイル
添付・共有リンク
将来：アップロード＋オブジェクトストレージ
会計ソフト
入力・仕訳・OCR 等（既存どおり）
API 連携は初期スコープ外でも可
各層で使いうる部品（例）
チャネルはメールから開始し、運用が固まったら LINE 等を追加する段階的な構成が現実的です。
層の補足（誰が何を決めるか）
| 層 | ざっくり中身 |
|---|---|
| アプリ | 顧問先は自社のチェックリスト、事務所は全顧問先の一覧。Design Vitae 側で静的／小さな Web アプリの切り分けを決定。 |
| 通知 | リマインドの文面・頻度・送信元は事務所と調整。スパム感を抑える設計が前提。 |
| ファイル | いまの運用（メール・クラウド）を尊重しつつ、窓口を一本化する。 |
| 会計ソフト | まずは「揃う」ことに集中。API 連携は後からでもよい。 |
1事務所・複数顧問先のイメージ
税理士法人ではスタッフが複数社を横断して見る場面が前提です。実装は静的なモックですが、「誰が何を見られるか」を共有しやすくするための UI イメージです。
事務所ユーザー
担当を問わず、顧問先一覧と当月の提出状況を俯瞰。催促や差し戻しの優先順位づけに使う想定です。
顧問先ユーザー
自社分のみのチェックリスト・提出窓口にアクセス。他社データは見えません（マルチテナントのイメージ）。
事務所ダッシュボード（架空データ）
2026年4月分・提出締切イメージ
| 顧問先 | 当月の充足 | 最終リマインド | 窓口 | 担当 |
|---|---|---|---|---|
| 株式会社アルファ建設 | 完了 | 4/25 | メール | 野村 |
| 有限会社ベータ工務店 | 不足あり | 4/26 | メール | 野村 |
| 合同会社クリエイティブ広告 | 未提出 | — | 公式LINE | 佐藤 |
| 株式会社デルタ製作所 | 完了 | 4/24 | メール | 佐藤 |
| エプシロン商事株式会社 | 確認中 | 4/27 | メール | 野村 |
いま想定している課題（たたき台）
- 標準化：顧客ごとに提出形式・連絡経路がバラバラで、事務所内で型を共有しづらい
- 回収・品質：「遅い・足りない・形式が違う」による差し戻しと再依頼が月末に集中しやすい
- ボトルネックの位置：仕訳や OCR の効率化だけでは、会計ソフトに入る前の「揃える」工程の体感が残りやすい
- 価値の見せ方：事務所都合の効率化だけだと顧問先にメリットが伝わりにくく、報酬の説明とも噛み合わせにくい → 経営者の手離れ・月次の負担軽減を主語にする
コピーや優先度は、実際のヒアリング・壁打ちで更新します。本ページは共有用のたたき台です。
課題の整理と、解決時のインパクト（試算）
上記の課題を図で整理し、仕組み化でどのくらい時間が戻るかをスライダーでイメージできます。数値は例示です。実プロジェクトではベースライン計測で置き換えます。
業務内容や流れを、誰のレーンかで切り分けて見るフローチャートのたたき台です。複数顧問先がある前提で、ツールが状況を束ねるイメージを置いています。
顧問先・経営者
当月の提出リスト・テンプレを確認する
証憑を整理し、決めた窓口へ一括提出する
追加依頼があった場合
不足分を追って再提出する
税理士事務所（担当）
ツール上の一覧で、複数顧問先の当月状況を開く
顧問先ごとの提出状況・充足を確認する
不足・形式ずれ
追加依頼・差し戻しの連絡を出す
揃っている
受領確定し、会計処理の手前まで進める
ツール・システム
顧問先ごとにテンプレ共有・締切前リマインドを送る
提出物を受け付け、ステータス（未提出／確認中／完了など）を更新する
事務所担当が見る「全顧問先一覧」に反映する
締めと認識のズレ
「いつまでに何が必要か」が腹落ちしにくく、月末に催促と差し戻しが集中。
事務所側：催促の回数・中身が顧問先ごとにバラつき、工数が読みにくい。
解決の方向
期限前リマインドとテンプレの共有
価値が見えにくい
仕訳の効率だけだと、経営者側のメリットが伝わりにくい。
事務所側：顧問先あたりの「往復コスト」が積み上がり、顧問先数が増えるほど負荷が見えにくい。
解決の方向
社長の月次の手間が減ることを主語に
解決時のインパクト（2軸）
スライダーは顧問先・社長の時間を例示しますが、仕組み化の効き目は両側に出ます。
顧問先・経営者
- 月末の「何を出すか」の思い出し・探し物が減る
- 提出パッケージが月ごとに固定化され、迷いどころが減る
- 手離れ感が説明しやすく、継続利用の納得感につながる
税理士事務所
- 一覧で充足状況が分かり、催促の優先順位がつけやすい
- 差し戻し・再依頼の往復が減り、スタッフの確認コストが下がる想定
- 顧問先数が増えても「型」が共有されやすく、引き継ぎがしやすい
時間の試算スライダー
顧問先・社長が月にまとめて使っているバックオフィス時間と、仕組み化で狙う削減率を動かすと、削減後の時間とインパクトのヒントが変わります。
事務所側インパクト（定性・固定）
- 提出状況が一覧化されると、誰から追うかをデータで並べ替えやすい
- テンプレとリマインドが効くと、個別メールの「説明の繰り返し」が減る想定
- 数値目標は別途ベースラインを取り、顧問先あたりの工数も含めて測ります
削減後（月）
3
時間／月
削減できる時間（月）
7
時間／月
年間イメージ（削減分）
84
時間／年
想定インパクト（ヒント）
金額換算は載せていません。実務では、ヒアリングで「何を1時間と数えるか」を決めてからベースラインを取るのが確実です。
月次ループのイメージ（Before → After）
Before
- 社長が都度「何を出すか」を思い出す
- メール／LINE が混在し、提出状況が見えにくい
- 形式違い・不足で事務所から再依頼が発生
After（目指す姿）
- その月の「提出パッケージ」がリスト化されている
- 期限前リマインドで忘れが減る（チャネルは要すり合わせ）
- チェック済み／未提出が一目で分かり、往復が減る
UI イメージ：月次チェックリスト（デモ）
挙動確認用のデモです。チェック状態は保存されません。
リマインド：締め3日前 / 前日（例）
窓口：メール優先（公式LINEはオプション）
このページの位置づけ
- プロトタイプ検証向けに、文言・フロー・画面のたたき台をブラウザで見られるようにしたものです。
- 本番の機能・連携・料金は、検証結果を踏まえて別途決めます。
- 静的 HTML（ビルド不要）。Web サーバの公開ディレクトリに置けば URL で共有可能です。
- 月次の流れは 回収フロー、複数顧問先の UI は 1事務所・複数顧問先、技術は 技術構成、課題と試算は 課題とインパクト（冒頭の 業務フロー図・スイムレーン）を参照。